Wiadomość telefoniczna to krótka, ale ważna wiadomość wysyłana telefonicznie. Dlatego najczęściej informują o organizowaniu spotkań, spotkań i spotkań. Wiadomość telefoniczna może również zawierać pilne polecenie szefa. Wiadomości telefoniczne przychodzą, które akceptujesz i wychodzą, które przesyłasz. Oba typy mają podobny projekt.
Instrukcja obsługi
1
W lewym górnym rogu kartki papieru umieść pełną nazwę swojej organizacji oraz, jeśli to konieczne, nazwę jednostki strukturalnej, na przykład „Administracja miasta N.” i Office of Education.
2)
W prawym górnym rogu wprowadź odbiorcę wiadomości telefonicznej. Podać stanowisko, nazwisko i inicjały osoby: „Do dyrektora szkoły nr 37 Iwanow I.I.” Jeśli jest kilku odbiorców, nie trzeba podawać nazwiska: „Do dyrektorów szkoły N.”. Załącz pełną listę instytucji, do których została wysłana, na wiadomość telefoniczną.
3)
Umieść słowo „Wiadomość telefoniczna” i jego numer seryjny dwie linie poniżej. W przypadku wychodzącej wiadomości telefonicznej poniżej podaj datę jej sporządzenia.
4
Następnie następuje tekst wiadomości telefonicznej: „22 lutego o godz. 17.00 w Departamencie Edukacji odbędzie się spotkanie poświęcone usprawnieniu działalności szkół miejskich. Konieczne jest pojawienie się dyrektorów szkół.” Przygotowując tekst wiadomości telefonicznej, unikaj słów i fraz trudnych do usłyszenia i trudnych do wymówienia. Pamiętaj, że wiadomość powinna być informacyjna i krótka - nie więcej niż 50 słów.
5
Podczas przesyłania wiadomości telefonicznej wyraźnie wymawiaj słowa, zwłaszcza adresy, nazwiska, imiona i nazwiska osób, nazwy ulic, daty i godziny wydarzeń. Na koniec przeczytaj tekst ponownie i upewnij się, że Twój rozmówca zapisał wszystko poprawnie. Gdy otrzymasz wiadomość przez telefon, słuchaj uważnie. Jeśli masz pytania, natychmiast je usuń.
6
Pod głównym tekstem znajduje się stanowisko, nazwisko i inicjały szefa, który podpisał wiadomość telefoniczną: „Kierownik Działu Edukacji Petrov P. P.” Dokument wychodzący musi również posiadać swój osobisty podpis.
7
Na dole strony podaj informacje o pracownikach, którzy pracowali z komunikatem telefonicznym. Zazwyczaj po lewej stronie znajduje się pozycja, nazwisko i inicjały osoby, która wysłała wiadomość, jego telefon biurowy, a także data i godzina przekazania. Po prawej stronie znajdują się informacje o osobie, która przyjęła dokument: stanowisko, nazwisko i inicjały, numer telefonu, data i godzina odbioru.
8
Wychodząca wiadomość telefoniczna jest sporządzana w jednym egzemplarzu i przechowywana w specjalnym folderze. Lepiej jest mieć wiadomość przychodzącą w dwóch egzemplarzach: pierwszy przekażesz szefowi do dalszej pracy, a drugi - w folderze do przechowywania.
Przydatna rada
Przygotuj formularze wiadomości telefonicznej na komputerze. Są bardzo wygodne w użyciu. Będziesz mógł ręcznie wprowadzić informacje do niezbędnych wykresów, bez nadpisywania danych, które są powtarzane ponownie. Formularze będą takie same dla przychodzących i wychodzących wiadomości telefonicznych.
