Jeśli twoja organizacja jest lub jest wyznaczona do prowadzenia konferencji naukowej, jest to nie tylko honorowa funkcja, ale także świetna praca organizacyjna, w której należy wziąć pod uwagę wszystkie małe rzeczy.
Instrukcja obsługi
1
Utwórz komitet organizacyjny konferencji, którego skład określa kolejność. Wyznacz przewodniczącego do kierowania i koordynowania członków komitetu. Określ daty konferencji i czas trwania komitetu. Zastanów się, w jaki sposób wypłacane będzie wynagrodzenie pracowników będących jego członkami. Wyślij ogłoszenie o konferencji, a w załączniku wskaż wymagania dotyczące raportów, ilość streszczeń raportów i termin ich przesłania.
2)
Zdecyduj o źródłach finansowania, może to być ukierunkowane finansowanie z budżetu, przyciągające sponsorów i fundusze samych uczestników konferencji.
3)
Wysyłaj zaproszenia do wszystkich potencjalnych uczestników konferencji i planowanego programu. Zdecyduj o liczbie uczestników i prelegentów, którzy chcą podzielić się swoimi osiągnięciami naukowymi i wynikami badań z kolegami. Zapytaj uczestników, czy musisz zarezerwować rezerwację hotelu i zarezerwować rezerwację.
4
Umów się z drukarnią na publikację streszczeń jako osobnej broszury i, jeśli to konieczne, zamów program imprezy, aby rozdać uczestnikom odznaki z ich nazwiskami, inicjałami i nazwą organizacji.
5
W zależności od liczby uczestników określ pojemność sali, której potrzebujesz, i wynająć specjalną salę wyposażoną na tego rodzaju imprezy. Zastanów się, jaki sprzęt będzie potrzebny, aby go dodatkowo wyposażyć, sprawdź dostępność wymaganej liczby gniazd komputerowych, ekranów projekcyjnych itp. Pomyśl o pracy w formie bufetu, w którym uczestnicy spotkań mogą napić się kawy i gryźć podczas przerw.
6
Zastanów się nad programem konferencji, w razie potrzeby podziel go na sekcje. Zastanów się, gdzie będzie można organizować spotkania takich sekcji. Rozważ w programie przemówienia gości konferencji, organizatorów i uczestników. Zamów materiały piśmienne dla uczestników konferencji - odznaki, zeszyty i długopisy są standardem.
7
Utwórz paczki dokumentów, materiałów promocyjnych i materiałów piśmiennych, które zostaną przedstawione uczestnikom konferencji wraz z odznakami.
