Każde stowarzyszenie publiczne lub zawodowe ma organ zarządzający, który z częstotliwością określoną w jego karcie musi zwoływać wszystkich zainteresowanych organizowaniem spotkań sprawozdawczych i wyborczych. Wstęp na takie spotkania jest otwarty dla wszystkich członków tego społeczeństwa lub delegatów z grup uczestników; w ten sposób korzystają oni z prawa do uczestnictwa w jego działalności.
Instrukcja obsługi
1
Zastanów się nad planem spotkania. Ponieważ raport i wybory są jedną z ważnych kwestii, frekwencja w tym przypadku powinna być maksymalna. Dlatego oprócz tych tematów możesz dołączyć do porządku dziennego inne pilne kwestie, które omówisz z członkami swojego stowarzyszenia. Wybierz czas i miejsce, w którym odbędzie się spotkanie sprawozdawcze i wyborcze. Pomieszczenie, w którym ma się odbyć, powinno być dostępne i wystarczająco przestronne, aby pomieścić wszystkich.
2)
Powiadom wszystkich zainteresowanych zorganizowaniem spotkania wyborczego. Aby to zrobić, wyślij zaproszenia wskazujące porządek obrad, datę i miejsce spotkania. Zawieszaj ogłoszenia z tymi informacjami w miejscach, w których może je zobaczyć największa liczba członków tego stowarzyszenia. W razie potrzeby umieść takie ogłoszenie w mediach i telewizji.
3)
Zorganizuj rejestrację uczestników, która powinna rozpocząć się na pół godziny przed spotkaniem. Przypisuj rejestratorów w odpowiedniej liczbie, aby na początku wszyscy przyszli mieli możliwość podania swoich danych osobowych. Zwykle jest to nazwisko, imię i patronim, organizacja lub jej jednostka strukturalna, adres miejsca rejestracji lub zamieszkania, dane kontaktowe.
4
Wybierz przewodniczącego i sekretarza spotkania. Pamiętaj, że przewodniczący twojego wybranego organu nie może zostać wybrany na przewodniczącego spotkania. W razie potrzeby, jeżeli jest to przewidziane w regulaminie, wybierz komisję ds. Mandatów, która sprawdza mandaty posłów, jeśli są oni wybrani z grup członków stowarzyszenia.
5
Sekretarz musi prowadzić rejestr. W protokole uwzględnij liczbę delegatów lub członków stowarzyszenia obecnych na spotkaniu, którzy zostaną wybrani na przewodniczącego, sekretarza i według jakich wyników głosowania.
6
Przewodniczący wybranego organu sporządza sprawozdanie z wykonanej pracy. W protokole należy uwzględnić całkowity głos wraz z oceną - czy zostanie uznany za zadowalający, czy nie. Na spotkaniu należy wysłuchać propozycji dotyczących nowego składu wybranego organu, przedyskutować i głosować na każdego kandydata osobno. Odzwierciedlaj wyniki głosowania w minutach.
7
Po omówieniu wszystkich zagadnień przedstawionych w porządku obrad, przewodniczący posiedzenia musi go zamknąć i podpisać protokół jego posiedzenia wraz z sekretarzem.
