W każdym biurze i na produkcji pracownicy często pracują z różnego rodzaju dokumentami, więc każdy potrzebuje umiejętności sporządzania dokumentów biurowych i biznesowych. Jednocześnie istnieją ogólne wymagania, których należy przestrzegać przy przygotowywaniu dowolnego dokumentu - list biznesowy, zamówienie, rozporządzenie, zamówienie itp.
Instrukcja obsługi
1
Kompilację dokumentu rozpocznij od wyjaśnienia jego stosowności i zakresu problemów, które należy rozwiązać. Pomoże to określić typ dokumentu i jego formę, które w dużej mierze określają charakter i styl prezentacji jego treści.
2)
Sprawdź rządowe przepisy ustawowe i wydziałowe regulujące rozwiązywanie takich problemów. Jest to bardzo ważny etap, pokazujący Twoją umiejętność czytania i pisania oraz umożliwiający sporządzenie dokumentu, który w pełni spełnia ustaloną procedurę przetwarzania i rozwiązywania problemów biznesowych. Pomoże również w określeniu adresata, organu zatwierdzającego i koordynującego oraz zapewni spójność treści tego dokumentu i jego formy kompetencji organizacji.
3)
Przestudiuj teksty dokumentów administracyjnych i regulacyjnych, aby sporządzany dokument nie był z nimi sprzeczny, nie powielał ich. Aby to zrobić, musisz mieć elektroniczną bazę danych takich dokumentów.
4
Zbierz informacje o istocie problemów do rozwiązania, przygotuj dokument. Podczas komponowania używaj tekstów ekranowych oraz standardowych zwrotów i wyrażeń tradycyjnie używanych w dokumentacji biznesowej. Zapoznaj się z innymi dokumentami opracowanymi w Twojej organizacji lub w systemie podobnych przedsiębiorstw i wykorzystaj styl ich kompilacji jako podstawę.
5
Główny tekst dokumentu ma na celu nakłonienie dowolnego działania do przekonania. Powinno być uzasadnione i logiczne. Sformułowanie musi być ściśle przestrzegane prawnie. Przede wszystkim wymagania dotyczące wiarygodności i obiektywności przedstawianych informacji. Tekst powinien być dokładny, jak najbardziej pouczający i zwięzły. Oczywiście nie powinien zawierać błędów gramatycznych, interpunkcyjnych i stylistycznych. W przypadku, gdy w dokumencie wspominasz o informacjach zawartych w innym źródle lub dokumencie, musisz wskazać wszystkie jego wyniki.
6
Edytuj projekt dokumentu i koordynuj go z osobami do tego upoważnionymi. Następnie sporządzić dokument zgodnie z przyjętymi standardami i podpisać go.
