Bardzo często personel lub obsługa księgowa przedsiębiorstwa, na wniosek władz państwowych, władz lokalnych, innych organizacji zewnętrznych, a także na pisemny wniosek pracownika, sporządza certyfikat. Najczęściej wymagane zaświadczenia potwierdzające, że dana osoba jest pracownikiem przedsiębiorstwa lub zaświadczenie o zarobkach. Aby sporządzić certyfikat, jak każdy inny oficjalny dokument, należy go przestrzegać określonych zasad.
Instrukcja obsługi
1
Do przygotowania certyfikatów stosuje się arkusze standardowego papieru A4. Z reguły certyfikaty są przekazywane organizacjom zewnętrznym, a następnie ich wygląd można sformalizować i reprezentować formularz firmowy, ze słowem „Certyfikat” umieszczonym na środku arkusza.
2)
Jeśli tekst pomocy jest standardowy i krótki, można użyć specjalnych form formatu A5. Wskazują dane wyjściowe przedsiębiorstwa i umieszczany jest tekst ekranowy, w którym podaje się nazwisko pracownika, który opracowuje certyfikat, oraz dane organizacji, w której jest on wystawiany.
3)
Należy podać organizację, której dotyczy certyfikat. Można to wskazać w prawym górnym rogu formularza jako adresata lub w tekście dokumentu. W tym drugim przypadku organizacja ta jest wskazana w ostatnim akapicie tekstu, który powinien zaczynać się od słów „Wydano certyfikat w celu przedłożenia
.„
4
Tekst certyfikatu powinien rozpoczynać się od słowa „Dana” wskazującego nazwisko, imię i patronim pracownika, dla którego podano informacje, w przypadku celowym. Wskazuje również jego pozycję i doświadczenie zawodowe w tym przedsiębiorstwie.
5
Świadectwo musi koniecznie wskazywać datę jego sporządzenia oraz, jeżeli brane jest pod uwagę wydawanie certyfikatów w przedsiębiorstwie, numer seryjny dokumentu. Po tekście powinien znajdować się podpis urzędnika, który wydał certyfikat, oraz podpis kierownika przedsiębiorstwa, jeżeli certyfikat jest dostarczany organizacji zewnętrznej. Podpisy są stemplowane.
