Niektóre litery kończą się tak niejasno, że adresat pozostaje zagubiony: musisz ponownie przeczytać tekst, aby zrozumieć istotę. Z powodu braku czasu odbiorca może wyrzucić list lub coś rozproszyć i nie zagłębiać się w opisaną sytuację. Jasne, zwięzłe i kompetentne zakończenie podkreśla szacunek dla czytelnika i pomaga szybko odpowiedzieć na prośbę lub prośbę.
Instrukcja obsługi
1
Określ w trzech akapitach to, co chciałeś powiedzieć. Może się wydawać, że myśli są jasno określone, ale postrzeganie informacji zależy od stanu czytelnika. Dlatego ponownie przeczytaj tekst i zapisz trzy główne myśli oddzielnie. Mogą to być fakty, daty, nazwiska itp. Nie potrzebuje emocji, napisz krótko, w kilku słowach, ponieważ musisz tylko podsumować, przypomnij sobie główne punkty.
2)
Napisz trzy czynności, które musi wykonać odbiorca wiadomości. Reakcja ludzi może być nieprzewidywalna. Wydaje Ci się, że można jednoznacznie zareagować na przedstawione informacje, ale osoba robi to w zależności od indywidualnych nawyków i intencji. Jeśli nie wskażesz jasno, czego oczekujesz od czytelnika, nie zrozumie ani nie powie, że nie zrozumiał.
3)
Ułóż listę uzyskaną w poprzednich krokach w malejącej kolejności ważności. Zakończenie listu czasami przypomina ostatnie słowo na rozprawie sądowej: od tego zależy wrażenie adresata listu, wnioski i konsekwencje. Usuń z listy elementy, które można pominąć bez wpływu na znaczenie wiadomości. Umieść pozostałą krótką listę na końcu listu, aby czytelnik niczego nie przeoczył.
4
Podaj daty. Jeśli czekasz na reakcję na list, określ swoje oczekiwania. Niektóre osoby mają tendencję do ciągnięcia do końca, więc wskazanie określonego czasu może nie być błędne.
5
Zostaw dane kontaktowe. Twój korespondent powinien być w stanie szybko znaleźć Twój telefon. Przewiduj takie sytuacje i na wszelki wypadek umieść niezbędne informacje w liście, nawet jeśli masz pewność, że adresat je posiada.
6
Bądź uprzejmy, powiedz coś miłego, dziękuję za poświęcony czas. Odbiorca będzie bardziej skłonny odpowiedzieć i szybciej się z Tobą skontaktować, jeśli list sprawi mu przyjemność lub uratuje go przed nieprzyjemnymi doświadczeniami.
7
Pamiętaj, aby podpisać wiadomość nazwą: daje to poczucie prawdziwej komunikacji. Ważne jest, aby osoba skupiła się na odpowiedzi i wzięła ją odpowiedzialnie. Daj przykład, a ludzie będą cię traktować tak samo.
