Działalność archiwalna powstała w związku z potrzebą gromadzenia, systematyzacji i przechowywania informacji. Przede wszystkim jednak stworzono archiwa w celu zaspokojenia potrzeb władz i obywateli w zakresie uzyskiwania zagubionych informacji starannie przechowywanych w archiwum. Gdy konieczne jest przywrócenie informacji o krewnych, informacji o charakterze społeczno-prawnym lub innym, konieczne jest napisanie wniosku do odpowiedniego archiwum.
Instrukcja obsługi
1
Archiwa mają określone zasady przetwarzania wniosków od obywateli, osób prawnych i organów, dlatego kluczem do sukcesu jest zgodność z prostymi regułami. Po pierwsze, żądanie musi zawierać informacje o nadawcy. Dla osoby fizycznej jest to nazwisko, imię i patronim, dla organizacji - imię i dane identyfikacyjne.
2)
Po drugie, musisz podać adres zwrotny w tekście żądania, w przeciwnym razie pracownicy archiwum po prostu nie będą w stanie wysłać Ci odpowiedzi.
3)
Po trzecie, należy jasno określić swoje pytanie. Jeśli zamierzasz zbierać informacje o swoich przodkach, nie musisz szczegółowo opisywać historii swojej rodziny. Nie ma potrzeby formułowania niejasnych życzeń, należy zwrócić szczególną uwagę na treść pytania. Faktem jest, że zgodnie z zasadami pracy z odwołaniami i prośbami obywateli i organizacji Twoja prośba zostanie rozpatrzona przede wszystkim przez kierownika archiwum. Szef określi klasyfikację problemu: genealogiczną, tematyczną lub społeczno-prawną. W zależności od charakteru żądania menedżer archiwum prześle je do odpowiedniego działu w celu wykonania. Oczywiste jest, że im bardziej niejasne sformułowanie, tym większe prawdopodobieństwo nieprawidłowego określenia charakteru wniosku i wyznaczenia jego wykonawcy. Żądanie „przejdzie” między działami, a tymczasem będziesz czekać na odpowiedź.
4
Wreszcie konieczne jest określenie zakresu wymaganych informacji, na przykład chronologicznych lub terytorialnych. Nie ma sensu prosić o znalezienie wszystkich swoich imion, musisz określić okres chronologiczny i ramy terytorialne poszukiwań swoich krewnych.
Zwróć uwagę
Realizacja tych żądań jest priorytetem dla archiwum. Jeżeli służba wojskowa (praca) odbyła się w kilku jednostkach wojskowych, wnioski są wydawane dla każdej jednostki wojskowej osobno z podaniem roku i miesiąca przybycia i wyjazdu. Wnioski o potwierdzenie obrażeń lub choroby wskazują numer szpitala, w którym zakończono leczenie.
Przydatna rada
Kolejność wykonywania żądań w archiwum. Żądania do archiwum są przyjmowane na osobiste wezwanie obywateli, pocztą i e-mailem. Realizacja wniosków w archiwum jest zorganizowana, jeśli wniosek zawiera następujące dane: nazwę organizacji wnioskującej (lub nazwisko, imię i imię osoby fizycznej), adres pocztowy, temat (pytanie), ramy chronologiczne wymaganych informacji.
