Obecnie, gdy wiele rosyjskich przedsiębiorstw ma partnerów biznesowych za granicą, wymiana delegacji stała się normą. Pomaga to zapoznać się z produkcją na miejscu, osobiście zapoznać się z tymi, z którymi musisz pracować, ocenić sytuację i szybko rozwiązać problemy biznesowe. Spotkając się z delegacją, należy wziąć pod uwagę niektóre kwestie organizacyjne.
Instrukcja obsługi
1
Na etapie przygotowawczym omów wielkość delegacji, biorąc pod uwagę fakt, że problemy robocze są rozwiązywane, im szybciej, tym jest ona mniejsza. Ponadto wybierz skład uczestników ze swojej strony, aby ich liczba była w przybliżeniu taka sama jak tych, z którymi się spotkasz. Przedyskutuj, w jakim języku będą się odbywały negocjacje i przygotuj tłumacza, nawet jeśli goście przybędą ze swoim.
2)
Dowiedz się o kwestiach, które jeden lub inny członek delegacji jest kompetentny do rozwiązania, ponieważ podporządkowanie jest bardzo ściśle przestrzegane na Zachodzie. Zwracając się do jednego z gości, musisz mieć pewność, że ma on prawo do udzielenia informacji na temat swoich obowiązków.
3)
Przedyskutuj z wyprzedzeniem te kwestie, które będą wymagały rozwiązania, i przygotuj wszystkie wymagane materiały. Omów, które dokumenty zostaną podpisane po negocjacjach. Uzgodnij sposób ich trzymania - ile zaczną, jak długo będą trwać i kiedy będą przerwy.
4
Jeżeli na czele delegacji stoi wystarczająco ważna osoba, wyślij zaproszenie tak szybko, jak to możliwe, aby podkreślić szacunek i zwiększyć prawdopodobieństwo, że wizyta odbędzie się, a osoba ta nie będzie miała zaplanowanych innych spotkań na ten czas.
5
Przygotuj oddzielną, wygodną salę konferencyjną, zapewnij każdemu uczestnikowi spotkania wygodne miejsce. Zrób zapas napojów bezalkoholowych, kawy, ciastek i zadbaj o piękne dania. Nie zapomnij włożyć popielniczek, jeśli nie masz nic przeciwko, aby podczas spotkania obecni mogli zapalić papierosa.
6
Uzgodnij, czy konieczne będzie rejestrowanie negocjacji, obie strony muszą wyrazić zgodę. Pod warunkiem, że goście siedzą naprzeciwko drzwi, ta technika psychologiczna pozwoli im poczuć się bardziej zrelaksowanym. I upewnij się, że podczas spotkania nie rozpraszają Cię rozmowy telefoniczne.
7
Miłej i uśmiechniętej dziewczynce lepiej jest spotkać się z delegacją i zabrać ją na miejsce negocjacji. Może czekać na gości w holu budynku, w którym odbywać się będą negocjacje. Po przybyciu gości na miejsce konieczne jest natychmiastowe przedstawienie obu delegacji, aby ci, którzy chcą usiąść obok siebie, mogli to zrobić.
