Podczas kontaktowania się z niektórymi organizacjami używane są litery standardowego formularza. W takich przypadkach szablony listów wydawane są na żądanie. Jeśli nie ma rozwiniętej formy, list jest sporządzany w dowolnej formie, z uwzględnieniem niektórych niuansów.
Instrukcja obsługi
1
Utwórz nagłówek listu.
Możesz podać następujące informacje - stanowisko i nazwisko adresata, stanowisko i nazwisko nadawcy, organizację nadawcy, kontaktowy numer telefonu nadawcy. Jeśli nadawca jest w innym mieście, możesz podać pełny adres pocztowy. Nagłówek zwykle znajduje się po prawej stronie strony.
2)
Podaj istotę listu i podaj niezbędne komentarze.
Spróbuj sformułować główny pomysł w dwóch lub trzech zdaniach. Następnie skomentuj i napisz bardziej szczegółowo, jeśli to konieczne. W listach biznesowych wskazane jest umieszczanie faktów, liczb bez emocji. W listach, które mają osobisty charakter, należy odzwierciedlić osobiste doświadczenia.
3)
Podaj datę i podpisz list.
W razie potrzeby wyjaśnij swoje uprawnienia, na podstawie których list został napisany. Podstawą może być pełnomocnictwo.
4
Na osobnym arkuszu umieść objaśniające wykresy, tabele, ryciny.
Nie oczekuj, że odbiorca poprosi o dodatkowe informacje. Możesz nie mieć drugiej okazji do rozwiązania ważnego problemu. Dlatego w zwięzłej formie podaj wszystkie niezbędne niuanse.
5
Przed wysłaniem przeczytaj list na głos, aby ktoś go wysłuchał. Zapytaj asystenta, jak zrozumiał istotę listu. Jeśli jego słowa nie pokrywają się z celem twojej wiadomości, sensowne jest sformułowanie listu w inny sposób, ponieważ odbiorca może również nie zrozumieć najważniejszego z twojego punktu widzenia.
Zwróć uwagę
Jeśli list zawiera ważne informacje w ograniczonym czasie, przed wysłaniem zadzwoń do odbiorcy i poinformuj o zbliżającym się nadejściu listu. Aby nie dopuścić do sytuacji, gdy adresat jest na urlopie lub na zwolnieniu chorobowym, a ty dzień po dniu w ciemności, dlaczego nie ma odpowiedzi.
Przydatna rada
Nowoczesne drukarki pozwalają wydrukować adres bezpośrednio na kopercie. List będzie wyglądał schludnie i solidnie.
